閲覧管理機能について

 閲覧管理機能とは

閲覧管理機能とは、図書館システムの一機能として、資料の貸出から返却、予約や延滞といった管理を行う機能です。図書館は膨大な資料を管理しますが、どのような資料を借りたかといった情報を記録し、分析することで、図書館のサービス向上に大きく貢献します。利用者の行動を効率的に把握することで、図書館として利用者のニーズに沿った適切な資料提供を行うことができます。

この閲覧管理機能は、従来の、人の手による紙ベースで行われていた情報管理をデジタル化することで、管理業務の効率化を図ることを目的にしています。さらに、サービス向上のために、閲覧履歴の自動追跡や、資料の正確な位置情報の提供、利用者ごとの好みや閲覧履歴に基づいたおすすめ表示といった機能を提供している例もあります。これらは図書館の業務を円滑に進めるために欠かせないものとなっています。

そうした業務円滑化のため、図書館システムの一機能として閲覧管理機能が搭載されていますが、近年ではいくつかの課題も指摘されています。

最近の閲覧管理機能が抱えている課題

課題1「貸出／返却の処理に時間を割かれる」

貸出や返却時、書籍のバーコードをスキャンすることで、冊数が多ければ作業時間も長くなり、特に放課後や休日の利用者が集中する時間帯にはカウンターが混雑して長い待ち時間が発生することもあります。また、人手による作業で登録漏れや返却忘れなど手続き上のミスが発生する可能性も高くなります。

～解決案～

セルフ貸出機や自動返却機の導入によって、利用者自身で貸出や返却を行えるようになります。また、ICタグを導入することで複数の本の一括処理が可能になり、スピーディーで正確な手続きを可能にします。

課題2「探したい本の検索が難しい（書籍の全体数が多い）」

図書館では一般的に蔵書数が膨大であり、端末での検索が難しい場合があります。また、配架方法も複雑だと、検索端末で目的の書籍を見つけられたとしても、館内で実際に書籍のある場所がわかりづらいこともあります。

～解決策～

タイトルや著者名に加え、関連キーワードを入力することで検索の精度が上がりますので、

蔵書検索（OPAC）の使い方の説明が書かれていると良いでしょう。また、最近ではAIを用いたソリューションを導入している図書館もあります。

本の置き場所ですが、検索結果に書籍の配置場所が具体的に記載されていると、利用者は目的の本棚までたどり着きやすくなります。

【参考】図書館で読みたい本を効率的に検索、予約！蔵書検索システム（OPAC）とは

課題3「図書館カウンターでの利用者管理の手続きが煩雑」

名前や住所といった個人情報の入力や、書籍の予約や延長の手続きを図書館カウンターで行いますが、そうした手続きが集中してしまうと、図書館のカウンター業務が滞ってしまいます。

～解決策～

オンラインでの手続きが可能になれば、カウンター業務の負荷を軽減させることが可能です。

課題4「レファレンスの記録を十分に活用できていない」

記録の情報がデータベース化できておらず、図書館全体で参照しにくい状態になっています。そのため、過去の経験やノウハウも含めて属人化している場合があります。また、データが蓄積されていたとしても、それらを分析して具体的な施策として活動するに至っていません。

～解決策～　
よくある質問や解決策をデータベースに蓄積・検索可能にしたり、図書館の職員間で情報共有を密に行い、対応の質とスピードを向上に寄与することが可能です。

京セラコミュニケーションシステム株式会社が提供するELCIELO

当社が提供する公共図書館システム「ELCIELO」は、図書館業務の効率化と利用者サービスの向上を目指したシステムです。ELCIELOが提供する閲覧管理機能をご紹介します。

【参考】公共図書館システム「ELCIELO」

ELCIELOが持つ閲覧管理システム

貸出処理機能
利用者が図書館の資料を借りる際の手続きをサポートする機能で、ICやバーコードスキャンでのセルフ貸出機能の他、画像解析AIによる貸出機能も提供

返却処理機能
貸出された資料が正しく返却されるよう管理する機能で、ICによる自動返却機との連携も可能

予約処理（リクエスト）
利用者が貸出中の資料や未配架の資料を事前に予約できる機能で、シリーズなどの本を順番に読めるシリーズ予約も可能

利用者登録機能
新しい利用者の登録や既存利用者情報の更新を効率的に行う機能で、オンラインからの仮登録申請も可能

レファレンス管理機能
利用者からの質問やリクエストに基づいて、最適な資料を提供するサービスで、レファレンス情報をウェブ上に事例検索として公開できるほか、国立国会図書館のレファレンス協同データベースへの出力も可能

配送処理機能
図書館資料の配送サービスを効率化し、利用者が便利に資料を受け取るための仕組みを提供

まとめ

図書館システムの閲覧管理機能は、図書館業務に欠かせないシステムです。これらを活用することで、図書館業務は飛躍的に効率化され、限られたリソースの中で最適なサービス提供が実現します。閲覧管理機能に限らず、図書館システムが単なる業務支援ツールにとどまらず、利用者と図書館の双方に利益をもたらすプラットフォームとして、今後も発展していくことが期待されます。
京セラコミュニケーションシステム株式会社は「ELCIELO」を通じて図書館業務の効率化と利用者体験の向上を実現させることにより、図書館が社会に対して果たす重要な役割を、これからもサポートしてまいります。

KCCSマーケティング編集部

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